¿Qué hacer cuando se jubila el portero de una comunidad de vecinos?

Hay porteros que llevan tantos años en una comunidad que cuesta imaginar el edificio sin ellos. Conocen a los vecinos, saben cuándo vienen los proveedores y recuerdan averías que ocurrieron hace diez años. Si algo falla, normalmente son los primeros en enterarse. Hasta que un día anuncian que se jubilan.

Entonces llegan las preguntas. ¿Buscamos a otra persona? ¿Quién se ocupa de contratarla? ¿Qué hacemos mientras encontramos un sustituto? Para el presidente y el administrador de fincas, lo complicado no suele ser tomar una decisión, sino conseguir que el edificio siga funcionando mientras se organiza el cambio. Y cuanto antes se empiece a preparar, mejor.

Lo primero: saber qué pasará con el puesto del portero

Antes de hablar de presupuestos o buscar candidatos, hay que aclarar la situación laboral del trabajador. La fecha prevista de jubilación, las condiciones de su contrato y el convenio aplicable son cuestiones que conviene revisar con la asesoría laboral.

No siempre basta con que el portero alcance una determinada edad para que termine su contrato. Cada situación tiene sus particularidades y es preferible resolverlas antes de comunicar decisiones a los propietarios.

Después viene una tarea que parece sencilla, pero que en algunas comunidades da bastante trabajo: averiguar exactamente qué hace el portero.

Puede que su contrato recoja unas funciones y que, con los años, haya terminado ocupándose de bastantes más. Recibir paquetes, avisar cuando falla una puerta, acompañar a los técnicos o estar pendiente de los cubos de basura. Algunas tareas son habituales; otras se han ido incorporando porque alguien tenía que hacerlas.

Merece la pena hablar con él y apuntar cómo transcurre una jornada normal. Así será más fácil decidir qué necesita realmente el edificio cuando se marche.

¿Contratar a otro portero o buscar una empresa de conserjería?

Esta suele ser la gran discusión cuando se acerca la jubilación. Hay vecinos que prefieren contratar a otra persona, como se ha hecho siempre. Otros consideran que sería más cómodo dejar el servicio en manos de una empresa. Las dos opciones son posibles, aunque funcionan de manera diferente.

Si la comunidad contrata directamente a un nuevo portero, seguirá ocupándose de las obligaciones laborales correspondientes. También tendrá que organizar qué ocurre durante sus vacaciones o cuando no pueda acudir al trabajo.

Con una empresa de conserjería, en cambio, se contrata un servicio con un horario y unas funciones determinadas. La gestión del personal corresponde a la empresa, incluidas las sustituciones que se hayan acordado.

Para un administrador de fincas que lleva varias comunidades, esta diferencia tiene bastante importancia. Pensemos en una baja que se comunica a primera hora del lunes. Si la comunidad contrata directamente, alguien tendrá que buscar cómo cubrir el puesto. Con una empresa externa, debería existir un procedimiento previsto para resolverlo.

Eso no significa que cualquier empresa vaya a responder igual. Hay que preguntar cómo funcionan las sustituciones, quién supervisa al conserje y qué sucede si aparece una incidencia.

Tampoco conviene decidir únicamente por el precio. Una oferta puede parecer más económica hasta que se comprueba que determinados servicios no están incluidos. Lo sensato es comparar las mismas horas, las mismas tareas y las condiciones de cobertura.

Preparar el relevo antes de que llegue el último día

Imaginemos que el portero lleva veinticinco años en el edificio. Sabe qué empresa revisa la puerta del garaje, dónde están determinadas instalaciones y a quién debe llamar cuando hay una avería.

El nuevo conserje no tiene por qué saber todo eso. Y tampoco sería razonable esperar que lo descubriera preguntando a los vecinos.

Por eso, mientras el portero todavía está trabajando, conviene preparar un traspaso de información. Puede hacerse con un documento sencillo que incluya:

• Las tareas habituales y sus horarios, especialmente aquellas que se realizan cada semana.

• Los contactos de proveedores y empresas de mantenimiento, junto con la forma de comunicar incidencias.

• Las particularidades del edificio, como accesos, instalaciones comunes y procedimientos que debe conocer el nuevo personal.

• Los responsables de cada cuestión, para que sepa cuándo acudir al presidente y cuándo dirigirse al administrador.

Naturalmente, las llaves, los códigos y la información sensible deben entregarse de manera segura.

También es preferible que la comunidad haya elegido cómo continuará el servicio antes de que llegue la fecha de jubilación. Si hay que celebrar una junta, solicitar presupuestos o revisar acuerdos, hacerlo con unas semanas de margen evitará bastantes prisas.

Una transición bien preparada apenas debería notarse en el funcionamiento cotidiano. Cambiará la persona que atiende el edificio, pero los vecinos seguirán teniendo a quién dirigirse.

Lo que más debería preocupar al administrador de fincas

Cuando una comunidad busca conserjería, es fácil quedarse en lo evidente: el horario, las tareas y el presupuesto mensual. Pero hay otra parte que merece atención. ¿Quién responde cuando surge un problema con el servicio?

Un administrador puede gestionar diez o quince comunidades y recibir llamadas de todas ellas durante la misma mañana. Si además tiene que localizar sustitutos, comprobar ausencias o perseguir respuestas de los proveedores, termina dedicando demasiado tiempo a cuestiones que deberían estar organizadas.

De ahí que resulte importante conocer a la persona responsable de supervisar la conserjería. No basta con tener un teléfono de contacto. Interesa saber cómo se comunican las incidencias, quién las recibe y qué seguimiento se hace después.

También hay que dejar claras las funciones del trabajador. El conserje puede advertir que una instalación no funciona, avisar al administrador o recibir a un técnico. Otra cosa muy distinta es pedirle que repare una avería eléctrica o intervenga en equipos que requieren personal especializado.

En Limpiarnet trabajamos con comunidades de propietarios que necesitan organizar la atención de sus edificios y, cuando corresponde, coordinarla con otros servicios como limpieza, mantenimiento o jardinería.

Para el administrador, tener claro quién se ocupa de cada cosa evita llamadas innecesarias y facilita bastante el trabajo diario.

¿Y si la comunidad necesita conserjería durante ocho horas?

No todos los edificios necesitan un conserje las veinticuatro horas. En muchas comunidades, la mayor parte del movimiento se produce durante el día: llegan proveedores, entran técnicos, se realizan trabajos de mantenimiento y los vecinos utilizan las zonas comunes.

En estos casos, contratar una conserjería de 8 horas diarias puede ser una alternativa razonable tras la jubilación del portero.

Ahora bien, no tendría mucho sentido copiar automáticamente su antiguo horario. Quizá empezaba a las siete de la mañana porque así se decidió hace treinta años, cuando las necesidades del edificio eran otras.

Antes de fijar la jornada, conviene observar cuándo se necesita realmente atención. Hay comunidades donde resulta útil comenzar temprano y otras donde interesa mantener al conserje hasta media tarde.

Lo mismo ocurre con las funciones. Algunas necesitan principalmente atención al portal y comunicación de incidencias. Otras requieren también tareas relacionadas con proveedores, accesos o determinadas zonas comunes.

Limpiarnet ofrece servicios de conserjería para comunidades con diferentes posibilidades de horario, incluidas jornadas de ocho horas y coberturas más amplias para edificios que las necesiten.

Si el portero de vuestra comunidad está próximo a jubilarse, podéis consultar con Limpiarnet para estudiar cómo organizar el relevo y qué servicio encajaría mejor.

Preguntas frecuentes sobre la jubilación del portero